Checklist tecnica per un evento aziendale: cosa chiedere alla location prima di firmare

Quando un evento aziendale va storto sul piano tecnico, raramente è per colpa di un’attrezzatura. Quasi sempre è per una domanda non fatta in tempo: la sala che concede l’accesso solo un’ora prima, il quadro elettrico che non regge, il soffitto in cui non si può appendere nulla, il proiettore della location che si vede benissimo — a tende chiuse.

Questa è la lista delle domande che noi facciamo sempre, messa nell’ordine in cui conviene farle. Non serve essere tecnici per porle: serve solo porle prima di firmare, perché dopo ogni risposta costa di più.

Prima di confermare la location

Sono le domande che possono cambiare la scelta della sala, o il prezzo del service. Vanno fatte quando si può ancora dire di no.

A che ora possiamo entrare, e a che ora dobbiamo aver finito? È la domanda che sposta di più un preventivo tecnico. Un montaggio con il tempo per provare e un montaggio compresso in un’ora prima dell’arrivo degli ospiti sono due lavori diversi, e lo smontaggio a mezzanotte invece che il mattino dopo sono ore notturne di squadra.

Da dove entra il materiale? Un montacarichi, una rampa, tre piani di scale o un portone su strada con divieto di sosta: la stessa attrezzatura può richiedere mezz’ora o tre ore per arrivare in sala. Chiedete anche se c’è un posto dove lasciare il mezzo durante l’evento.

Quanta corrente c’è, e dove? Non basta “ci sono le prese”. Serve sapere se esiste un quadro dedicato, che potenza regge e a che distanza è dal punto in cui starà il palco o la regia. Se la risposta è vaga, è un punto da verificare al sopralluogo: la corrente insufficiente non è un dettaglio, è un generatore in più o un impianto sottodimensionato.

Si può appendere qualcosa al soffitto? Nelle sale storiche, nei chiostri e in molti hotel la risposta è no, e allora luci e schermo si montano da terra su strutture che occupano spazio a pavimento. Va saputo prima di disegnare la planimetria dei tavoli, non dopo.

La sala ha un impianto suo, e chi lo gestisce? Molte location hanno un impianto fisso: a volte è adeguato, spesso lo è per il sottofondo e non per un convegno. Chiedete se lo si può usare, se lo si può integrare, e se c’è personale della struttura che lo conosce. Se la risposta è “c’è un telecomando”, prevedete l’impianto del service.

Appena la scaletta prende forma

Con la sala confermata, le domande passano al contenuto dell’evento. Sono quelle a cui il service tecnico deve poter rispondere con un progetto scritto.

Quante persone davvero, e come sono disposte. Il numero degli inviti non è il numero dei presenti, e una platea lunga e stretta si copre in modo diverso da una sala quadrata. Ne abbiamo parlato più a fondo nella pagina sul service per eventi aziendali.

Quanti parlano, e se il pubblico fa domande. Determina le linee microfoniche, cioè la voce più spesso sottodimensionata: non “quanti microfoni” ma quanti possono essere aperti insieme. Una tavola rotonda da cinque con Q&A dal pubblico non si fa con due radiomicrofoni che passano di mano.

Cosa va mostrato, e in che formato. Slide, video, una diretta, il logo fisso: ogni cosa cambia lo schermo che serve. Chiedete ai relatori il formato delle slide (16:9 o 4:3) e se ci sono video con audio: è il caso più frequente di “non si sente” durante una presentazione. Se la sala è luminosa o ha finestre, valutate un ledwall invece del proiettore: qui spieghiamo come sceglierne la dimensione.

Chi illumina chi parla. Se ci sono riprese, o anche solo foto, i relatori vanno illuminati apposta: la luce di sala non basta e quella dello schermo lascia i volti in ombra. È un impianto separato da quello scenografico, e va previsto.

Se una parte del pubblico è collegata da remoto. Cambia molto più di quanto sembri, e il nodo non è la telecamera ma l’audio: chi è collegato deve ricevere il segnale del mixer, non quello di un microfono ambiente. Va detto al service subito, insieme al numero di collegati e alla piattaforma.

Nell’ultima settimana

Il sopralluogo, se non è ancora stato fatto. Per tutto ciò che non è un meeting semplice conviene che il tecnico veda la sala con la scaletta in mano: è dove si scopre che la corrente basta, che si può appendere, che la regia sta meglio in fondo che di lato. Un’ora di sopralluogo risparmia ore il giorno stesso.

La scaletta minuto per minuto, con i nomi. Chi entra, quando, con quale contributo video, con quale microfono. È il documento su cui la regia lavora durante l’evento, e va chiuso prima, non dettato al momento.

I contenuti, in anticipo. Slide e video vanno consegnati al service prima dell’evento, non su una chiavetta la mattina stessa: si controllano formato, audio e risoluzione, si caricano sul computer di regia e si provano sullo schermo vero.

Un referente per parte. Uno dell’azienda che decide, uno della location che apre le porte, uno del service che ha fatto il sopralluogo e sarà in sala. Se uno dei tre manca, il giorno dell’evento lo si cerca.

Il giorno stesso

Poco, se le domande precedenti sono state fatte.

• Prova microfoni con chi parla davvero, non con il tecnico che dice “uno due”.
• Ogni slide aperta sul computer che verrà usato, con l’audio dei video provato in sala.
• I passaggi delicati — il video di apertura, la premiazione, l’ingresso dell’ospite — ripetuti una volta.
• Il numero del referente tecnico nel telefono di chi conduce.

Come usare questa lista

Non serve rispondere a tutto da soli: metà delle domande le fa il service direttamente alla location, se lo coinvolgete in tempo. Quello che conta è che nessuna resti senza risposta fino al giorno prima.

Se volete capire come le risposte si traducono in un preventivo, e perché due offerte apparentemente uguali possono nascondere differenze importanti, lo abbiamo scritto in quanto costa il service tecnico per un evento aziendale. Se invece la scaletta è già chiara, raccontateci l’evento: torniamo con una configurazione scritta e un sopralluogo, dove serve.