Quanto costa il service tecnico per un evento aziendale?

Chi organizza un evento aziendale si trova quasi sempre davanti a preventivi difficili da confrontare: cifre distanti fra loro, voci descritte in modo diverso, e nessun criterio chiaro per capire cosa stia comprando davvero.

Non esiste un prezzo standard, ma esistono i fattori che lo determinano. Se li conosci, leggere un’offerta diventa molto più semplice — e sai già quali domande fare.

Di cosa è fatto un service aziendale

Il costo si compone di quattro blocchi, e quasi mai sono tutti presenti allo stesso livello. I primi tre sono quelli che nei capitolati e nelle richieste delle agenzie si trovano riassunti nella sigla AVL: audio, video, luci.

Audio. Diffusione dimensionata sulla sala e sulla platea, più le linee microfoniche. Un relatore solo con un radiomicrofono e una tavola rotonda con sei microfoni e domande dal pubblico sono due impianti diversi: il numero di linee wireless è una delle voci che spostano di più.

Video. È il blocco con la variabilità maggiore. Un proiettore con schermo, un ledwall, una regia con più sorgenti e contributi video sono tre scenari con costi molto diversi. Vale la pena deciderlo presto, perché condiziona anche il palco.

Luci. Hanno due funzioni distinte che si sommano: illuminare bene chi parla (soprattutto se ci sono riprese) e dare carattere alla sala con uplight sui colori del marchio o il logo proiettato. La prima è quasi obbligatoria, la seconda è una scelta di immagine.

Palco e strutture. Pedane, americane, truss per appendere luci e schermo. Cresce rapidamente con l’altezza e con i carichi, perché cresce il lavoro di montaggio e le verifiche.

Il numero di partecipanti conta meno di quanto sembri

È la prima cosa che si comunica, ed è utile — ma non è il fattore dominante.

Pesano di più la geometria della sala (una platea lunga e stretta richiede più punti di diffusione di una sala quadrata con lo stesso numero di persone), quanti parlano e cosa deve apparire sullo schermo.

Un meeting da 60 persone con quattro relatori, Q&A e contributi video può costare più di una cena aziendale da 200 persone con un solo intervento e musica di sottofondo.

Il personale tecnico è una voce vera

È la parte che qualche preventivo nasconde e che invece determina come andrà la serata.

Un evento semplice può essere seguito da un tecnico. Un convegno con regia audio-video ne richiede due o tre: chi sta al mixer audio, chi manda i contenuti, chi segue le luci. Sono ore di lavoro di persone qualificate, e vanno contate per la durata reale — che include montaggio, prove e smontaggio, non solo le ore dell’evento.

Quando un preventivo è molto più basso di un altro, la differenza sta spesso qui: uno prevede presidio tecnico, l’altro prevede la consegna del materiale.

Mezza giornata, giornata, più giorni

Il materiale si noleggia a giornate, ma il lavoro si conta diversamente.

Un evento che si svolge la sera con montaggio in mattinata occupa comunque una giornata intera di squadra. Se la location concede l’accesso solo la sera prima, o impone lo smontaggio a fine serata invece che il giorno dopo, quelle ore vanno messe in conto — e sono ore notturne.

È il motivo per cui chiedere gli orari della location è una delle prime domande che facciamo: cambiano il preventivo più di quanto cambi un paio di casse in più.

Le voci che spesso mancano

Quando confronti due offerte, verifica che ci siano:

• trasporto, montaggio e smontaggio negli orari reali della location
• il personale tecnico presente durante l’evento, e quante persone
• l’alimentazione: se la corrente disponibile non basta serve un quadro dedicato o un generatore
• le scorte: un radiomicrofono di riserva e un proiettore di backup non sono un extra, sono ciò che evita che l’evento si fermi
• il sopralluogo, se l’evento è articolato

Un prezzo più basso che esclude queste voci non è un prezzo più basso: è un preventivo incompleto, che si completerà comunque, più tardi e in fretta.

Il sopralluogo cambia il preventivo (spesso in meglio)

Senza vedere la sala si progetta sul sicuro, e progettare sul sicuro significa sovradimensionare. Con un sopralluogo si scopre che l’alimentazione basta, che si può appendere invece di montare a terra, che la sala ha un’acustica che permette meno diffusori.

È il motivo per cui il sopralluogo conviene a entrambi: riduce le incognite, e le incognite hanno sempre un prezzo.

Come chiedere un preventivo confrontabile

Le informazioni che servono sono poche e le hai già:

1. tipo di evento, data e durata
2. location e capienza prevista
3. quanti relatori e se è previsto Q&A
4. cosa va mostrato: slide, video, dirette
5. gli orari di accesso concessi dalla location

Con questi cinque punti chiunque può farti un’offerta comparabile. Se vuoi vedere come impostiamo noi un evento aziendale, è spiegato nella pagina service per eventi aziendali; se preferisci partire dai numeri della tua sala, raccontaci l’evento o chiedici un sopralluogo.