Audio, video e luci per una convention da 100, 200 o 400 persone: cosa serve davvero

“Siamo circa duecento” è quasi sempre la prima cosa che ci scrive chi organizza una convention. È un’informazione utile, ma da sola non basta a dire cosa serve: due eventi con lo stesso numero di persone possono richiedere allestimenti molto diversi.

Questa guida parte comunque dal numero di partecipanti, perché è da lì che parte chi organizza, e mostra come cambia l’allestimento a 100, 200 e 400 persone. Sono ordini di grandezza, non listini: servono a capire cosa chiedere e a riconoscere un preventivo sottodimensionato prima che lo diventi il giorno dell’evento.

Le quattro domande che decidono l’allestimento

Prima dei numeri, le variabili che spostano davvero il risultato:

1. Quante persone e in che sala. Non conta solo quanti siete, ma quanto è lontana l’ultima fila e che forma ha la sala: una platea lunga e stretta si copre in modo diverso da una sala quadrata.
2. Quanti parlano, e se ci sono domande dal pubblico. Determina le linee microfoniche, la voce che più spesso viene sottodimensionata.
3. Cosa va mostrato. Slide con testo da leggere, video, il logo dell’azienda: ogni contenuto richiede una dimensione di schermo diversa.
4. Se una parte del pubblico è collegata. Streaming o registrazione aggiungono una linea audio dedicata e, quasi sempre, una regia video.

Tenetele presenti leggendo gli scenari: sono costruiti su ipotesi precise, e cambiando una delle quattro risposte cambia anche l’allestimento.

100 persone: la sala d’albergo

Prendiamo una sala d’albergo allestita a platea, con l’ultima fila a circa 12 metri dal palco, un relatore principale, un moderatore e qualche domanda alla fine.

Audio. Due diffusori da 12 o 15 pollici e un subwoofer bastano a coprire la sala: il sub non serve per la voce, ma per i video e la musica d’ingresso, che senza basse frequenze suonano piccoli. Più della potenza conta la distribuzione: i diffusori vanno posizionati perché la voce arrivi uguale in prima e in ultima fila, non sparati da un unico punto.

Microfoni. Tre o quattro linee: un archetto o un lavalier per il relatore, che così ha le mani libere per il telecomando delle slide, un palmare per il moderatore, uno per le domande dal pubblico e uno di riserva.

Schermo. Con l’ultima fila a 12 metri e slide con testo serve un’immagine alta circa 2 metri: in 16:9 vuol dire intorno ai 3,5 × 2 metri. Se la sala si può oscurare basta un buon proiettore; con vetrate o luci accese in sala conviene un ledwall. La regola che usiamo è spiegata nella guida su che dimensione di ledwall serve.

Luci. Luce frontale sul relatore, morbida e senza abbagliarlo, e qualche uplight nei colori dell’azienda per togliere alla sala l’aria da sala riunioni.

Squadra. Uno o due tecnici: con un solo relatore e poche slide una persona può seguire audio e video dallo stesso punto.

200 persone: il convegno con relatori e domande

Qui la sala è più profonda, l’ultima fila è intorno ai 18 metri, il programma ha più interventi e una tavola rotonda con quattro relatori e il moderatore, seguita da domande dal pubblico.

Audio. Due diffusori da 15 pollici con due subwoofer è il punto di partenza. Se la sala è lunga, invece di alzare il volume si aggiungono diffusori di rilancio a metà sala: chi sta davanti non viene investito e chi sta in fondo sente senza sforzo. Serve un monitor di ritorno sul palco, perché i relatori si sentano.

Microfoni. È qui che i preventivi si differenziano. Una tavola rotonda piccola si copre con tre o quattro radiomicrofoni, ma quattro relatori che si interrompono a vicenda hanno bisogno di un microfono a testa: con il moderatore, due microfoni in platea e uno di riserva si arriva a sette o otto linee. Passarsi il palmare a metà frase è la cosa che fa sembrare improvvisato anche un evento curato.

Schermo. Con l’ultima fila a 18 metri e slide con testo l’immagine deve essere alta circa 3 metri, cioè intorno ai 5,3 × 3 metri in 16:9. A questa misura il proiettore comincia a soffrire se in sala c’è luce, e il ledwall diventa la scelta più sicura. Utile anche uno schermo di cortesia davanti ai relatori, che così non devono girarsi verso le slide.

Luci. Oltre alla luce sui relatori, una luce pensata per le riprese se l’evento viene registrato: una faccia illuminata male in sala si nota poco, in video moltissimo.

Palco. Una pedana per il tavolo dei relatori: su un pavimento piano, già dopo le prime file chi è seduto vede solo le teste di chi ha davanti.

Squadra. Due o tre tecnici: un fonico che gestisce le linee e i passaggi fra un intervento e l’altro, e chi manda slide e contributi video. Le luci possono stare con uno dei due se non ci sono cambi di scena.

400 persone: la convention con palco e regia

Sala grande o plenaria di un centro congressi, ultima fila intorno ai 25 metri, un intervento d’apertura, contributi video, premiazioni o un lancio, e il marchio che deve stare in scena per tutta la giornata.

Audio. Un sistema potenziato o un array compatto con due-quattro subwoofer; sopra le 400 persone si passa al line-array. A questa scala la copertura uniforme non si ottiene più con due punti di diffusione: va progettata sulla pianta della sala, con rilanci dove servono.

Microfoni. Archetti per chi parla dal palco, con una riserva già pronta per il relatore principale, palmari per presentatore e domande, e linee per eventuali ospiti o premiati. Il numero si ricava dalla scaletta, non dalla capienza.

Schermo. Con l’ultima fila a 25 metri, slide con testo chiederebbero un’immagine alta più di 4 metri. Raramente si risolve con un’unica parete enorme: più spesso con un ledwall centrale e due schermi laterali, oppure con la ripresa del relatore proiettata in grande, che permette anche a chi è in fondo di vedere il volto di chi parla.

Luci e palco. Palco modulare con struttura in truss per appendere luci e, se serve, lo schermo; luce frontale per i relatori, uplight e logo proiettato in gobo per l’immagine dell’azienda.

Squadra. Tre o quattro persone: fonico, tecnico video, datore luci e, con un palco vero, un responsabile di palco che coordina ingressi e cambi. Audio e video passano da un’unica regia che segue la scaletta minuto per minuto.

La tabella, per orientarsi

Ordini di grandezza per una sala chiusa, slide con testo, un relatore alla volta più momenti di confronto. Ogni riga cambia se cambia una delle quattro domande iniziali.

Partecipanti	Diffusione	Linee microfoniche	Schermo (ultima fila)	Squadra
100	2 diffusori 12/15” + 1 sub	3-4	~3,5 × 2 m (12 m)	1-2 tecnici
200	2 diffusori 15” + 2 sub (+ rilanci)	3-8	~5,3 × 3 m (18 m)	2-3 tecnici
400	Sistema potenziato/array + 2-4 sub	dalla scaletta	ledwall + schermi laterali (25 m)	3-4 tecnici

Cosa cambia il quadro più del numero di persone

• La forma della sala. Una sala lunga e stretta da 150 persone può chiedere più diffusori di una sala quadrata da 250.
• La luce. Vetrate e luce diurna decidono fra proiettore e ledwall prima ancora della superficie.
• Gli orari della location. Montare la sera prima o la mattina stessa cambia il preventivo più di un paio di diffusori in più: con poco tempo servono più persone al montaggio.
• Il pubblico collegato. Streaming e registrazione richiedono una linea audio pulita dal mixer e una regia video: è l’audio, non la telecamera, il punto critico di un evento ibrido.
• Le sale parallele. Plenaria più workshop significa un allestimento per ogni sala, anche se in ciascuna ci sono poche persone.

Sono le stesse verifiche della checklist tecnica da mandare alla location, ed è per questo che per gli eventi articolati chiediamo un sopralluogo prima del preventivo.

Come usare questa guida

Se state organizzando una convention o un convegno in questa fascia, le informazioni che servono a chiunque per farvi un preventivo serio sono poche: numero di persone, sala (una planimetria o due foto bastano), quante persone parlano e se ci sono domande, cosa va mostrato, orari di montaggio concessi dalla location.

Con queste in mano potete confrontare offerte diverse sulle stesse basi; su come leggerle abbiamo scritto una guida a parte, su quanto costa un service tecnico per un evento aziendale. E se l’evento è a Napoli o in Campania, le stesse informazioni bastano a noi per proporvi una configurazione scritta, con il suo prezzo: le trovate nelle pagine sul service per eventi aziendali e sul service per congressi e convegni.