Cena aziendale e festa di Natale: la parte tecnica da non improvvisare

La cena aziendale è l’evento che più spesso si organizza come se non avesse una parte tecnica. È una cena: si sceglie il ristorante, il menu, la data, e l’impianto lo porta “quello della musica”. Poi l’amministratore delegato prende il microfono per il discorso di fine anno, metà sala non lo sente, e quello diventa il ricordo della serata.

Per una cena o una festa di Natale aziendale da 100 a 300 persone le esigenze sono le stesse di una convention, solo con un registro più informale: i discorsi devono arrivare anche in fondo alla sala, e dopo i discorsi la serata deve poter cambiare atmosfera. Ecco cosa serve, momento per momento.

Una serata in tre tempi

Quasi tutte le cene aziendali hanno la stessa struttura, e ogni tempo ha un’esigenza tecnica diversa:

1. Accoglienza e cena. Musica di sottofondo a un volume che lasci parlare, luce calda sui tavoli.
2. Discorsi, premiazioni, video. Il momento in cui l’azienda parla ai suoi: microfono, schermo, luce su chi parla, una musica per ogni premiato.
3. Dopocena. Se si balla, l’impianto e le luci cambiano ruolo: DJ o band, pista, un volume diverso.

Il punto è che sono tre usi diversi della stessa attrezzatura nella stessa sala, e il passaggio da uno all’altro va preparato: chi lo gestisce deve sapere quando arriva.

Il discorso, in una sala con i tavoli rotondi

È la parte più sottovalutata. In una sala da pranzo le persone non sono sedute in file rivolte verso chi parla, come a un convegno: sono a tavoli rotondi, metà di spalle al palco, con il rumore di piatti e posate che non si ferma mai del tutto.

Due casse ai lati del podio, in queste condizioni, non bastano: per farsi sentire ai tavoli in fondo bisogna alzare il volume, e chi è seduto davanti viene investito. La soluzione è la stessa che usiamo per il parlato in qualunque sala: più punti di diffusione a volume moderato, distribuiti dove sono i tavoli.

Il microfono va provato prima con chi parlerà davvero, non con una voce di prova. Un palmare per chi presenta, un archetto o un lavalier per chi ha bisogno delle mani libere, uno di riserva. Se ci sono interventi dal pubblico o un’intervista sul palco, un microfono in più.

Premiazioni e video: lo schermo tra i tavoli

Il video di fine anno, le foto della squadra, i nomi dei premiati: in una sala con i tavoli lo schermo deve stare più in alto delle teste di chi è seduto, altrimenti dalla terza fila di tavoli in poi non si vede niente.

Durante la cena le luci in sala restano spesso accese, almeno in parte, e una proiezione in quelle condizioni sbiadisce. Per questo in molte cene aziendali un ledwall di dimensioni contenute funziona meglio di uno schermo da proiezione più grande. Per la misura vale la regola fra altezza dello schermo e distanza dell’ultimo tavolo, spiegata nella guida su che dimensione di ledwall serve.

I contenuti vanno mandati prima: video, slide, i nomi in ordine di chiamata. Durante le premiazioni chi è in regia fa partire la musica per ogni premiato, il video al momento giusto e il microfono aperto quando sale sul palco. Quando questi passaggi sono preparati la premiazione ha un ritmo; quando non lo sono, si aspetta.

Luci: dalla cena alla festa

La luce di una cena aziendale ha tre compiti. Sui tavoli deve essere calda e sufficiente, per mangiare e per le foto: una sala troppo buia o troppo colorata rende difficile il lavoro di chi fotografa. Sulla sala, qualche uplight nei colori dell’azienda trasforma un salone di ristorante in un evento con un’identità. Su chi parla, una luce frontale che lo renda visibile senza abbagliarlo.

Poi, se si balla, le luci cambiano scena: è il momento in cui la serata smette di essere una cena di lavoro, e il cambio va fatto partire da qualcuno al momento giusto.

La musica: playlist, DJ o band

Per accoglienza e cena una playlist curata basta, a patto che il volume lasci conversare. Per il dopocena la scelta dipende da cosa si vuole: un DJ legge la sala e cambia ritmo quando serve, una band dal vivo fa spettacolo ma chiede palco, monitor e un tempo di soundcheck.

In tutti i casi conviene che musica, discorsi e video passino dallo stesso impianto e dalla stessa regia. Due fornitori separati — l’impianto del DJ e il microfono “del service” — sono la ricetta per il fischio a metà discorso.

Ristoranti, hotel e masserie: cosa chiedere alla location

Le cene di fine anno si fanno quasi sempre in location che non sono nate per gli eventi tecnici, e le domande da fare prima di confermare sono poche ma decisive:

• Quando si può montare. Un ristorante aperto a pranzo concede la sala dal pomeriggio; un hotel può chiedere di montare la sera prima. Cambia quante persone servono al montaggio.
• Dove si scarica. Accessi, montacarichi, distanza fra il furgone e la sala.
• Quanta corrente c’è, e dove. Le prese di una sala da pranzo reggono l’illuminazione, non sempre un impianto con luci e schermo.
• Fino a che ora si può suonare. Molte location hanno limiti di orario o di volume per la musica, soprattutto se ci sono camere o abitazioni vicine.

L’elenco completo, nell’ordine in cui conviene farle, è nella checklist tecnica da mandare alla location.

Cosa serve per un preventivo

Bastano poche informazioni: quante persone, la location (anche solo il nome, o una foto della sala), cosa succede durante la serata — discorsi, premiazioni, video, ballo — e gli orari di montaggio. Con questo si può proporre una configurazione con il suo prezzo invece di una forbice.

Se la cena è a Napoli o in Campania, sono le stesse informazioni che chiediamo noi: trovi come lavoriamo nella pagina sul service per eventi aziendali. E se l’evento è più vicino a una convention che a una cena — palco, più relatori, contributi video — la guida su audio, video e luci per una convention da 100 a 400 persone ti dà gli ordini di grandezza.