Se l’evento è capitato a te
Nella maggior parte delle aziende l’evento non lo organizza chi se ne intende:
lo organizza chi c’era. Marketing, risorse umane, segreteria di direzione —
persone competenti, che però non hanno mai dovuto decidere quante linee
microfoniche servono per una tavola rotonda.
E c’è una asimmetria fastidiosa: se l’evento fila liscio nessuno lo nota, se
salta un microfono lo notano tutti. Il rischio è tutto da una parte.
Questa pagina è scritta per quella persona. Se ti riconosci, quello che ti serve
sapere è in fondo semplice: cosa chiedere, come confrontare le offerte, e chi
chiami il giorno stesso se qualcosa non va.
Tre preventivi che sembrano diversi e non sai quale è giusto
È la situazione più comune, e quasi sempre la differenza non sta nel prezzo:
sta in cosa è compreso. Le voci che cambiano davvero il totale sono poche e
puoi verificarle in cinque minuti su qualunque offerta:
- C’è un tecnico presente durante l’evento, e quanti? È la voce che separa
il noleggio dal service. Se non c’è scritto, non c’è.
- Montaggio e smontaggio sono negli orari reali della location? Se la sala
concede l’accesso solo la sera prima, o impone lo smontaggio a mezzanotte,
quelle sono ore che qualcuno paga.
- Quante linee microfoniche wireless? Non “microfoni”: linee. Sono la
differenza fra una tavola rotonda che scorre e una in cui ci si passa il
palmare a metà intervento.
- C’è materiale di riserva sul posto? Un radiomicrofono in più e un cavo
doppio non sono un extra: sono ciò che evita che l’evento si fermi.
- L’alimentazione è verificata? Se la corrente disponibile non basta serve
un quadro dedicato o un generatore, e non è una sorpresa da scoprire il
giorno stesso.
Un’offerta più bassa che non nomina queste voci non è più bassa: è incompleta,
e si completerà comunque — più tardi e di fretta.
Ne abbiamo scritto per esteso in
quanto costa il service tecnico per un evento aziendale.
Le tre domande che ci senti fare per prime
Non chiediamo un capitolato. Chiediamo tre cose, perché da queste discende
tutto il resto:
- Quante persone e in che sala. Non il numero da invito: quello reale
atteso, e la geometria dello spazio. Una platea lunga e stretta richiede una
distribuzione diversa da una sala quadrata con gli stessi partecipanti.
- Quanti parlano, e se ci sono domande dal pubblico. È ciò che determina le
linee microfoniche, che è la voce che più spesso viene sottodimensionata.
- Che orari concede la location. Cambia il preventivo più di quanto lo
cambi un paio di casse in più.
Se non sai rispondere alla seconda o alla terza, va bene: lo scopriamo noi
parlando con la location. È parte del lavoro.
Un solo interlocutore per tutta la parte tecnica
La difficoltà di un evento aziendale raramente è la singola attrezzatura. È il
coordinamento: chi porta l’audio, chi il video, chi monta il palco, chi parla
con la location per gli orari di carico, chi risolve il problema alle 9:40
mentre il primo relatore sta salendo.
Noi copriamo tutta quella parte. Audio, illuminazione, video e ledwall, palco e
strutture, regia: un unico referente che ha visto
la sala, ha fatto il progetto e la sera dell’evento è lì. Non consegniamo materiale: gestiamo l’evento
insieme a voi.
Per chi organizza, il vantaggio pratico è che c’è una sola persona da chiamare —
prima, durante e dopo.
Come lavoriamo
Sopralluogo. Veniamo a vedere lo spazio. Misuriamo la sala, verifichiamo
l’alimentazione disponibile, i percorsi di carico, le altezze utili, dove può
stare la regia. Molti problemi del giorno dell’evento nascono qui e si
risolvono qui.
Progettazione. Dal sopralluogo esce una configurazione: quanta diffusione
serve e dove, quante linee microfoniche, che formato di schermo, se serve un
palco e di che dimensione. Ve la proponiamo scritta, così sapete esattamente
cosa arriva.
Montaggio e prove. Arriviamo con il tempo per montare e provare davvero, non
per fare in fretta. I microfoni li proviamo con chi parla, le slide le apriamo
sul computer che verrà usato, i passaggi delicati li ripetiamo.
Regia. Durante l’evento c’è un tecnico che segue la scaletta: i microfoni
aperti al momento giusto, i contributi video che partono quando devono, il
volume che resta corretto quando la sala si riempie.
Smontaggio. Nei tempi concordati con la location.
Che tipo di evento state organizzando
Convention, congressi e convegni, meeting e presentazioni, lanci di prodotto e
cene aziendali hanno esigenze tecniche diverse, e vale la pena dirlo
esplicitamente.
Convention. Sala ampia, platea numerosa, contributi video,
il marchio che deve essere presente e riconoscibile. Qui servono una diffusione
dimensionata sulla capienza reale, una regia audio-video unica che tenga
insieme interventi e contributi, e quasi sempre un palco con struttura e
ledwall.
Congressi e convegni. Più relatori che si alternano, sessioni di domande dal
pubblico, tempi stretti fra un intervento e l’altro. Il nodo è la
microfonazione: linee sufficienti, radiomicrofoni che non si sovrappongono, un
monitor di ritorno per chi parla, e un fonico che gestisce i passaggi senza
buchi. Ne parliamo a parte nella pagina sul
service per congressi e convegni.
Meeting e presentazioni. Sale più piccole, uno o due speaker, le slide da
mostrare. Sembra il caso facile ed è quello in cui si sbaglia di più, perché si
tende a sottovalutarlo: un microfono che fischia o un cavo che non c’è rovinano
una presentazione tanto quanto rovinerebbero una convention.
Lanci di prodotto e inaugurazioni. Qui la componente scenografica conta
quanto quella tecnica: luci che costruiscono l’attesa, un
momento di rivelazione preparato, eventualmente effetti. Si progetta il
momento, non solo l’impianto.
Cene aziendali ed eventi celebrativi. Registro più informale, ma con gli
stessi requisiti sul parlato: i discorsi devono arrivare anche in fondo alla
sala, e dopo i discorsi la musica deve poter cambiare atmosfera. Momento per
momento — discorso, premiazioni, video, dopocena — lo spieghiamo nella guida
su cena aziendale e festa di Natale.
L’audio è la parte che nessuno nota finché non va storto
In un evento aziendale l’audio non deve impressionare: deve sparire. Se le
persone in ultima fila si sporgono in avanti per capire, l’evento sta perdendo
pezzi indipendentemente da quanto è bello il palco.
Dimensioniamo la diffusione sulla sala reale e sul numero di partecipanti,
distribuendola dove serve invece di alzare il volume da un unico punto. Per il
parlato usiamo radiomicrofoni palmari, ad archetto o lavalier a seconda di chi
parla e di come si muove, con linee sufficienti a coprire i relatori e le
domande dal pubblico senza scambi di microfono a metà intervento.
Se volete capire come ragioniamo sul dimensionamento, ne abbiamo scritto in
modo più esteso nella guida su
quanti watt servono in base agli ospiti e al luogo.
Per una convention o un convegno i numeri sono altri — contano le linee
microfoniche e lo schermo più della potenza — e li trovate, per 100, 200 e 400
persone, nella guida su
audio, video e luci per una convention da 100 a 400 persone.
Video e ledwall: far vedere a tutti quello che conta
Slide, contributi video, il logo, i dati di un lancio: se il supporto visivo non
si legge dal fondo della sala, tanto vale non averlo.
A seconda dell’evento forniamo videoproiezione con schermo dedicato oppure un
ledwall, che in sale luminose o con pubblico distante
è quasi sempre la scelta giusta perché mantiene contrasto e leggibilità dove un
proiettore fatica. In entrambi i casi i contenuti li riceviamo prima, li
prepariamo e li mandiamo in regia noi, con un tecnico dedicato che gestisce i
passaggi. Per misure, montaggio e cosa comprende il servizio, vedi la pagina sul
noleggio ledwall a Napoli.
Se una parte del pubblico non è in sala
Sempre più eventi aziendali hanno due platee: quella presente e quella
collegata. Convention trasmesse alle filiali, webinar con relatori in sala,
assemblee in modalità ibrida, riprese da mandare in onda o da conservare.
La parte tecnica che serve è diversa da quella di un evento solo in presenza, e
il punto critico non è la telecamera: è l’audio. Una trasmissione con
immagine mediocre si guarda lo stesso; una con audio confuso si abbandona dopo
un minuto. Per questo la prima cosa che prepariamo è una linea audio pulita e
separata — non il suono ripreso dal microfono di una telecamera, ma il segnale
che esce dal mixer, che è l’unica cosa che restituisce le voci come si sentono
in sala.
Da lì si costruisce il resto: riprese, regia video e collegamento verso la
piattaforma. Sono servizi che configuriamo a parte, insieme all’allestimento in
presenza e non separatamente — perché il rischio classico di un evento ibrido è
avere due squadre che non si parlano, e un relatore che si sente in sala ma non
in streaming.
Se stai valutando anche questa parte, dicci quante persone saranno collegate e
su quale piattaforma: cambia il dimensionamento più di quanto lo cambi il numero
di persone presenti.
L’immagine dell’azienda, anche nella luce
L’illuminazione di un evento aziendale ha due compiti separati. Uno funzionale:
i relatori devono essere illuminati in modo che si vedano bene, anche nelle
riprese. L’altro di immagine: gli uplight regolati sui colori del marchio, il
logo proiettato in gobo sulle strutture, la sala che assume un carattere invece
di restare una sala conferenze qualsiasi.
Sono due impianti diversi che convivono, e vanno progettati insieme.
Perché insistiamo sul sopralluogo
Per gli eventi articolati chiediamo quasi sempre di vedere lo spazio prima. Non
è una formalità: è il momento in cui emergono le cose che non si possono sapere
da una planimetria — quanta corrente c’è davvero e dove, se il montacarichi
regge il materiale, quanto tempo concede la location, dove si può appendere e
dove no.
Un’ora di sopralluogo fa risparmiare ore il giorno dell’evento, e soprattutto
evita le sorprese.
E il giorno dell’evento, chi chiami
Una persona sola, la stessa con cui hai parlato dall’inizio, che quel giorno è
in sala. Non un centralino, non un numero di reperibilità: il referente che ha
fatto il sopralluogo e conosce la scaletta.
È la parte che non si vede in un preventivo e che è l’unica ragione per cui,
alla fine, si sceglie un fornitore invece di un altro.
Se stai organizzando qualcosa in Campania, raccontacelo: concordiamo un
sopralluogo e ti proponiamo una configurazione concreta, con un prezzo e non
con una forbice.
